A “mindenmentesség” korában talán a papír egy részéről is le tudnánk mondani

Bár egy ideje már benne forog a köztudatban a papírmentes iroda fogalma, gyakorlati megvalósítása hazai viszonyok között még mindig nehézségekbe ütközik. Pedig nemcsak környezetvédelmi szempontokból lenne fontos lépés a paperless irodák kialakítása, de az adatvédelem és az ügymenet automatizációja szempontjából is.

Annak ellenére, hogy számtalan e-mail végén olvashatjuk, hogy „Kérjük ne nyomtassa ki ezt az e-mail-t!”, ezt a jó tanácsot a hazai cégek többsége nem fogadja meg. Szokásainkat tekintve ugyanis belénk rögzült, hogy a papíralapú dokumentáció az alapja mindennek: kinyomtatjuk a szerződéseket, a prezentációkat, de még az elektronikus számlákból is tartunk 1-1 lefűzhető példányt.

4 ok, amiért megérné a papírmentes iroda

Az erdőkivágások káros ökológiai változásaira számtalan környezetvédelmi szervezet hívja fel a figyelmet. Azonban annak ellenére, hogy az erdőírtások hatására fokozódó globális felmelegedés következményeit nap mint nap érezhetjük a saját bőrünkön is, valahogy még mindig távolinak, megfoghatatlannak tűnik a probléma. Főleg üzleti környezetben.

Éppen ezért lenne érdemes más szemszögből is megvizsgálni, hogy a papírmentes iroda kialakítása és a digitális átállás milyen pozitív változásokat eredményezne a cégében:

1. Felgyorsítja és egyszerűbbé teszi a folyamatokat

Nemcsak a nyomtatás idejét spórolja meg, ha például a felhőben vagy más szoftver segítségével tárolja és kategorizálja a különböző céges dokumentumokat. Hanem a keresgélés, raktározás idejét is. Egyszerűen, gyorsan, már néhány kattintással elérhetővé válik a szükséges anyag.

2. Nem halmozódnak fel kezelhetetlen irathalmok az irodában

 Az egyre növekvő iratmennyiség tárolása, valamint a hosszú távon is megőrzésre váró anyagok raktározása helyben és pénzben kifejezve is drága mulatság. Ma már remek szoftverek vannak arra, hogy a szerződések, prezentációk, számlák és levelezések is digitális formában legyenek jelen az irodában.

3. Növeli a tudatosságot

Mivel a digitalizációs vívmányoknak köszönhetően nem kell hosszasan keresgélni a papírok között, jobban, hatékonyabban nyomon követheti a folyamatokat: egy-egy kampány haladását, a bejövő és kimenő számlákat, a szerződéskötéseket, munkahelyi folyamatokat. Mivel teljesen naprakészen tarthatja a teljes vállalati dokumentációt, tudatosabban tervezhet a jövőre nézve, hiszen minden információ up to date lesz a birtokában.

4. A GDPR-nak is könnyebben felel majd meg

Napjaink egyik legnagyobb kérdése az adatok védelme, aminek uniós szinten a GDPR-t betartva kell megfelelnünk. Azonban az olyan egyszerű folyamatok során, mint amikor csupán annyi időt és energiát szánunk a már nem kellő – de fontos személyes vagy üzleti adatokat tartalmazó – dokumentum megsemmisítésére, hogy két- vagy háromfelé tépjük, nem biztos, hogy jól járunk el. Az ördög nem alszik: nem kell rögtön ipari kémkedést vizionálni, de a nem megfelelően megsemmisített iratokat bárki játszva összerakhatja. Papírmentes irodában és digitális dokumentumkezeléssel már nem lenne ennyire egyszerű a helyzet.

Természetesen vannak olyan területek, ahol a papírmentes iroda a jelenleg érvényben lévő törvényi szabályozások miatt nem megvalósítható. Ilyen helyzetben vannak például a bíróságok, ügyvédi irodák is, ahol nem tehetnek másként: papíralapú dokumentumkezelésre vannak kényszerítve.

A kivételek ellenére, egyetlen automatizációra vagy digitális átállásra törekvő vállalat sem mehet el szó nélkül a papírmentes iroda mellett, hiszen ez lenne az egész folyamat alapja. Főleg abban az esetben, ha esetleg export kapcsolatai is vannak olyan országokkal, ahol a folyamatok digitalizációja már sokkal előrehaladottabb állapotban van, mint nálunk.